arrow_drop_up arrow_drop_down
16 oktober 2020 

Welke juridische documenten stel je waar en wanneer beschikbaar?

Hoera! You did it! Na lang uitstellen heb je eindelijk uitgezocht welke juridische documenten jij nodig hebt als ondernemer. En dat niet alleen. Je hebt een jurist in de hand genomen en die documenten ook daadwerkelijk op laten stellen. Jij bent nu trotse eigenaar van algemene voorwaarden, een privacyverklaring en wellicht nog een aantal juridische hoogstandjes. Maar wat nu? Wat moet je ermee? Op je bureaublad laten versloffen? Of lekker op je website smijten en ze vervolgens vergeten? Sharon – Lady Lawyer – de Rooij legt jou uit welke juridische documentatie je beschikbaar moet stellen én waar en wanneer je deze moet verspreiden.

Weet welke juridische documenten je aanbiedt

Voordat jij jouw documenten in het rond kan gaan strooien alsof het pepernoten zijn, moet je eerst weten wat er in die documenten staat. En dat niet alleen. Je zult ook moeten begrijpen wat je leest. Want als jij jouw eigen regels niet snapt, kun je ook niet van jouw klanten of opdrachtgevers verwachten dat zij dat doen. Dus pak een woordenboek erbij, klamp die jurist nog even vast, en zorg dat je weet wat je aanbiedt.

Daarna ga je er pas voor zorgen dat jouw documenten op de juiste plaats, op het juiste moment zijn. Want daar op dat bureaublad van je heeft niemand er wat aan.

Wanneer algemene voorwaarden meesturen?

Deze zijn tricky! Stuur je ze namelijk niet op de juiste manier naar jouw klant? Dan zijn de regels die jij zo zorgvuldig hebt opgesteld niet van toepassing. Het is daarom zaak jouw algemene voorwaarden beschikbaar te stellen vóórdat er een overeenkomst tot stand komt. Bij het versturen van de factuur ben je dus te laat. Deze stuur je namelijk nadat jullie een samenwerking zijn aangegaan.

Je kunt je algemene voorwaarden dus het beste als bijlage bij je offerte meesturen. Verwijs in jouw offerte dan ook naar de algemene voorwaarden. Zeg bijvoorbeeld iets als: wanneer je deze offerte accepteert, ga je ook akkoord met de algemene voorwaarden. Aan hem of haar de taak om die voorwaarden dan ook daadwerkelijk te lezen, voordat er akkoord wordt gegeven ;).

Zet jouw algemene voorwaarden niet op je website!

Sommige ondernemers delen hun algemene voorwaarden op hun website, waarna ze hiernaar verwijzen in een e-mail. Dat is echter niet voldoende in het geval van dienstverlening! Het is sowieso af te raden om je algemene voorwaarden online te gooien. Er zijn namelijk ontzettend veel copy cats op de wereld die er met jouw document vandoor kunnen én zullen gaan.

Heb je een webshop? En werk je daarin niet met offertes? Dan kan (nee, moet!) je jouw algemene voorwaarden wel op je website zetten. En wel in het bestelproces. Een verwijzing is echter niet genoeg. Je moet jouw voorwaarden actief aanbieden. Zet er bijvoorbeeld een hokje naast, dat aangekruist moet worden bij akkoord. Ook is het belangrijk dat de voorwaarden als PDF gedownload kunnen worden. Dat wist je niet, hé?

Wanneer moet je je privacyverklaring aanbieden?

In tegenstelling tot bij je algemene voorwaarden, zet je je privacyverklaring wel gewoon op je website. Deze moet namelijk makkelijk te vinden zijn, niet ergens verstopt in een menustructuur waar Narnia nog jaloers op is. Let erop dat jouw privacyverklaring een los document moet zijn, en niet zomaar opgenomen mag worden in je algemene voorwaarden. Het beste kun je je privacyverklaring in de footer van je website plaatsen. Easy access!

Je stuurt je privacyverklaring NIET alleen in een e-mail mee

Waarom? Goede vraag met een eenvoudig antwoord. Een privacyverklaring heeft namelijk niet alleen betrekking op personen die al tot jouw klantenkring behoren. Ook potentiële klanten en ‘gewone’ websitebezoekers worden in de gaten gehouden. Zij moeten allemaal de mogelijkheid krijgen om jouw privacyverklaring te lezen.

Let erop: een privacyverklaring is een eenzijdige verklaring en geen overeenkomst. Met andere woorden, jouw websitebezoekers moeten deze in kunnen zien, maar ze hoeven er niet mee akkoord te gaan.

Wat doe je met een cookiestatement?

Ook jouw cookiestatement moet te allen tijde beschikbaar zijn op jouw website. Bezoekers moeten in kunnen zien van welke cookies jij gebruikt maakt én hoe ze die uit kunnen schakelen. Ook hier is weer geen akkoord nodig. Toestemming voor het plaatsen van de cookies vraag je namelijk op een andere manier. Via een cookiebanner bijvoorbeeld.

En hoe zit dat met een verwerkersovereenkomst?

Als verwerker moet jij jouw opdrachtgevers uit kunnen leggen hoe jij met de niet door jou verzamelde gegevens omgaat en hoe je deze beveiligt. In dit geval is er dus al een overeenkomst tussen beide, anders weet je natuurlijk niet welke gegevens dit zijn. Op het moment dat je deze overeenkomst sluit, deel je ook jouw verwerkersovereenkomst met de klant. Deze wordt door beide partijen ondertekend , digitaal of in person.

En last but not least: het verwerkingsregister

Deze vul je in voor je eigen administratie. Wanneer je een AVG-controle krijgt, moet je dit register kunnen laten zien aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Wie jouw verwerkersregister echter niet in zijn geheel in mag zien, is jouw opdrachtgever. Een opdrachtgever mag daarentegen wel zijn eigen gegevens bekijken.

Meer weten?

Vond je dit artikel interessant? En ben je benieuwd naar meer handige, juridische tips en tricks? Volg Sharon dan op Instagram! Hier deelt ze dagelijks interessante weetjes. Doe er je voordeel mee!

Over de schrijver
Reactie plaatsen

Wil je meer leren en weten over remote werken?

Mis dan niet onze tips en verhalen van remote ondernemers en professionals. Blijf op de hoogte van exclusieve events en podcasts. En kom zelf in contact met ervaringsdeskundigen binnen remote werken. Join vandaag nog de remote revolutie en leer meer over deze nieuwe manier van werken.