Time management: besteed je tijd aan wat er écht toe doet
14 juni 2021 
10 min. leestijd

Time management: besteed je tijd aan wat er écht toe doet

Tijd is het meest kostbare bezit dat we hebben. Je kunt het niet kopen, aanvullen of opladen. Je hebt je tijd maar één keer te besteden. Het is dus belangrijk ervoor te zorgen dat jij jouw tijd besteedt aan de dingen die er voor jou het meest toe doen. Welke dingen dat zijn, is voor iedereen anders, maar het voelt voor ons allemaal vaak alsof er te weinig tijd is voor wat we het liefste doen. Door te zorgen dat je jouw tijd zo efficiënt mogelijk indeelt, zorg je ervoor dat je meer tijd overhoudt. Maar hoe doe je dat? Tijd voor time management!

Stel duidelijke doelen

Wil je van punt A naar punt B komen dan is het belangrijk te bepalen wat jouw punt B is. Waar sta je nu, maar vooral: waar wil je naartoe? Welke doelen wil jij bereiken en wat heb je daarvoor nodig? Maak daarin strenge keuzes. Je kunt niet alles doen, je kunt beter een paar dingen goed doen. Bepaal dus heel concreet jouw belangrijkste doelen en houd daarbij maximum drie tot vijf doelen aan. Heb je dat gedaan? Kijk dan eens naar al jouw projecten voor dit jaar. Werk en privé, alles wat er in je opkomt. Kijk hoeveel projecten daaruit voortkomen en bedenk eens hoe concreet ze zijn. Weet je bij elk project precies wat je moet doen, waar het voor dient en bij welk doel het hoort?

Stop een aantal projecten

Stel jezelf per project de vraag: is het relevant of is het interessant? Dit lijkt misschien hetzelfde, maar er zit een groot verschil tussen projecten die relevant zijn of interessant zijn. Dragen de projecten die je op je lijstje hebt staan écht bij aan die paar doelen die je hebt bepaald? En, moet jij het doen en moet je het nu doen? Of zijn het vooral dingen die je óók zou willen doen? Je denkt misschien dat veel projecten relevant zijn, maar als je écht kritisch kijkt, zal je zien dat zeker niet al je projecten bijdragen aan die grote doelen. Daarom is het tijd voor het welbekende ‘kill your darlings’. Je moet het merendeel van je projecten schrappen. Ja, echt. Al die projecten nemen namelijk tijd in beslag. Tijd die je maar een keer kunt besteden en die je dus niet in de meest belangrijke zaken steekt. Wat ook betekent dat je jouw belangrijkste projecten (en dus je bijdrage aan je doelen) niet de aandacht geeft die ze verdienen en nodig hebben. Wat je aandacht geeft, groeit. Dus zorg dat die aandacht naar de juiste dingen gaan. 

Moet je daarbij definitief afscheid nemen van je darlings? Nee, leg ze op de plank. Het kunnen projecten zijn die later wel echt relevant zijn. Of plannen die echt wel een keer je aandacht verdienen. Maar niet nu. Kies maximaal vijf projecten die je nú gaat oppakken. Bewaar de rest op een aparte lijst ergens op je computer of in je notitieboek. 

time management

Leer delegeren

Pak je lijst met projecten er nog eens bij en ga eens na welke projecten je energie geven en welke niet. Wat vind je leuk? Waar krijg je energie van en wat vreet juist energie? Je kunt dit bijvoorbeeld doen door per project met een + of – aan te geven in hoeverre het je energie geeft (+) of energie kost (-). En kijk dan eens goed naar de projecten waar je een – achter hebt gezet. Misschien ontdek je er een rode draad in. Dat bijvoorbeeld alles wat met cijfers, financiën, administratie je energie kost. Of misschien is het voor jou juist een uitdaging om brainstorms en creatieve projecten op te pakken. Wat het ook is dat jou energie kost, ga het loslaten. Ga die projecten die jou teveel energie en daarmee ook tijd kosten delegeren. Als ondernemer kun je het uitbesteden. In loondienst heb je zeker weten collega’s die wél energie krijgen van juist die projecten. Er is altijd iemand in je omgeving die aan gaat op waar jij op leegloopt. Zoek die persoon en delegeer je energievreters. 

Optimaliseer & automatiseer

Kijk eens kritisch naar je dagindeling. Wat kost jou veel tijd? En dus, waar verlies jij tijd? Misschien reis je elke dag een paar uur op en neer naar je werk. Dat is niet heel efficiënt als je in die tijd niets kunt doen. Kijk dan of je deze tijd kunt optimaliseren. Kun je met de trein gaan, zodat je onderweg kunt werken? Kun je vaker thuiswerken, zodat je jezelf deze reistijd bespaart? Of misschien kun je op andere tijden reizen, zodat je in ieder geval files vermijdt? Dit kan je zo al meerdere uren per dag opleveren die je extra te besteden hebt aan belangrijke zaken. 

Wat ook belangrijk is om te bekijken: zijn er taken die je keer op keer doet, maar die eigenlijk telkens hetzelfde zijn? Door dat soort taken te automatiseren bespaar je eenvoudig tijd. Misschien is het per keer maar een paar minuten, maar bedenk eens hoeveel tijd dat is als je het per week, maand of per jaar berekent. Voorbeelden van acties die je kunt automatiseren zijn het opmaken en verzenden van facturen en offertes, beantwoorden van e-mails, onderhoud van je website, verzenden van nieuwsbrieven en het opslaan van bijlagen. Kijk simpelweg naar wat je dagelijks of wekelijks terugkerende taken zijn die je in een stappenplan kunt samenvatten. Kan een van die stappen door een computer gedaan worden? Dan kun je het automatiseren en dus tijd besparen. 

Werk productief

Je hebt nu vier stappen doorlopen: stoppen, delegeren, optimaliseren en automatiseren. Met behulp van deze stappen heb je bepaald wat je wel en niet (zelf) gaat doen en hoe je die taken zo optimaal mogelijk kunt doen om tijd te besparen. Je zou nu maximaal vijf, liefst zelfs maar drie, projecten over moeten houden die écht jouw persoonlijke aandacht op dít moment verdienen. 

Om ervoor te zorgen dat je die projecten ook echt alle aandacht kunt geven zijn een aantal dingen belangrijk. We schreven in een eerder blog al hoe je met meer focus meer uit je tijd haalt en wat de juiste modus bij de juiste taak je oplevert. Het is daarbij belangrijk dat je niet gaat multitasken en dat je ervoor zorgt dat je tussen jouw overgebleven projecten niet te vaak switcht om hoog in je energie en productiviteit te blijven. 

Zo werk je productief:

  • Taken bundelen

Een eenvoudige manier om minder te switchen op een dag is door projecttaken te bundelen. Vaak doen we dit op projectbasis. Alles wat met project A te maken heeft doe je bijvoorbeeld in de ochtend, alles wat met project B te maken heeft in de middag. In elk project heb je echter verschillende taken. Denk bijvoorbeeld aan lezen, overleggen, schrijven, research en bellen. Daardoor ben je dus nog steeds aan het switchen. Voor onze hersenen maakt het namelijk niet uit waar het over gaat, maar wat er gedaan moet worden. Het is daarom effectiever om taken te bundelen op basis van je breinactiviteit. Bijvoorbeeld, alle schrijftaken in de ochtend en alle telefoongesprekken in de middag. 

Het is daarbij ook interessant om te ontdekken wanneer jij het meest productief bent. 80% van de mensen is het meest productief in de vroege ochtend. Ook al denken we vaak van niet en houden we van snoozen en uitslapen, maar zelfs dan is de kans groot dat je vroeg op de ochtend het meest productief bent. Plan daarom eens al je activiteiten die je volle aandacht verdienen aan het begin van je dag en bouw gedurende de dag af door steeds later op de dag taken te plannen die minder activiteit van je brein vereisen, zoals het inplannen van social media berichten, het beantwoorden van mails of het organiseren van bestanden op je computer. 

Time management

  • Gebruik themadagen

Om niet compleet overweldigd te raken van de hoeveelheid verschillende taken die je hebt, kun je jouw werkdagen koppelen aan thema’s. Verdeel je dagen bijvoorbeeld aan de hand van je projecten. Maandag werk je aan project A, dinsdag aan project B. Of test het eens op basis van je taken en maak dinsdag je vergaderdag en woensdag je administratiedag. Probeer verschillende variaties en kijk wat voor jou werkt. Misschien wil je hele themadagen of misschien werkt halve fijner voor jou. Het kan zijn dat je lekker concreet op onderwerp wilt indelen of dat het juist op taakniveau fijner voelt. Test wat werkt voor jou en deel je dagen in op basis van je inzichten. 

  • Werk in sprints

We noemden het eerder al, task switchen is niet efficiënt. Als we wisselen tussen taken kost het je 50% meer tijd om je taken af te maken in vergelijking met wanneer je elke taak van het begin tot het eind in een keer afmaakt. Oftewel, focus eens een periode op een project in plaats van steeds te switchen tussen projecten. Plan bijvoorbeeld een week om volle bak aan de slag te gaan met dat ene project, zodat je met volledige focus dat project (of onderdelen ervan) van begin tot eind kunt afwerken. Je zal in die week meer werk verzetten rondom dat ene project dan wanneer je een maand lang zou switchen van project naar project. 

Een dergelijke sprint hoeft natuurlijk niet meteen een week te duren als dat niet in je planning past. Je kunt voor kleinere delen van projecten bijvoorbeeld ook een dag inplannen waarin je als doel hebt het helemaal af te ronden. Het gaat er vooral om dat je in een dergelijke sprint zoveel mogelijk projecten ná elkaar doet in plaats van naast elkaar. Je zal merken dat je op die manier meer resultaat in minder tijd bereikt. 

Zoek je eigen weg

Wat belangrijk is om in gedachten te houden: time management werkt voor iedereen anders. Een heel gestructureerd persoon heeft waarschijnlijk veel baat bij de eerder genoemde tips, terwijl een creatief persoon zich hier misschien door beperkt voelt. Neem bijvoorbeeld de founders van Meetings in the Sun, Alex en Suzanne. Alex heeft, als creatief visionair, veel meer aan werken vanuit vrijheid en ruimte om te creëren en ideeën uit te werken. Waar Suzanne, als gestructureerde werker, vaak lekkerder werkt met concrete doelen, taken en planningen. Beiden hebben daarin een zoektocht afgelegd naar wat werkt voor hen en hoe ze daarin elkaar kunnen aanvullen. Alle lessen die zij leerden, delen ze nu graag met jou, door middel van onder andere de Helweek from Home.

Verbeter jouw time management

Ben je nou benieuwd wat het beste werkt voor jou? En wil je weten hoe je nog meer uit je dagen kunt halen? Dan dagen we je bij deze uit om met ons de Helweek from Home aan te gaan. Van 4 tot 11 juli doorbreken we daarin al onze routines, nemen we belemmerende gewoontes onder de loep en besteden we heel veel aandacht aan het optimaliseren van je time management, productiviteit, energie en focus om zo meer te kunnen doen met minder tijd. Ons doel: je leven te vullen met balans, productiviteit, (werk)geluk en vrijheid. Doe je mee?

Over de schrijver
Werkte 10 jaar bij de radio, maar begon voor zichzelf met als doel meer vrijheid. Wil de hele wereld over reizen. Leest alles wat los en vast zit. Houdt van (street)art en is zo vaak mogelijk te vinden bij concerten en op festivals.
Reactie plaatsen

Wil je meer leren en weten over remote werken?

Mis dan niet onze tips en verhalen van remote ondernemers en professionals. Blijf op de hoogte van exclusieve events en podcasts. En kom zelf in contact met ervaringsdeskundigen binnen remote werken. Join vandaag nog de remote revolutie en leer meer over deze nieuwe manier van werken.  

arrow_drop_up arrow_drop_down