arrow_drop_up arrow_drop_down

Remote Stage

Door corona is stage lopen ineens anders geworden. Zowel voor studenten, onderwijsprofessionals en bedrijven is het nu even omschakelen. Wij hebben sinds begin april 3 stagiairs verwelkomd binnen ons bedrijf. We krijgen van alle kanten vragen over hoe we dit doen: stages zonder werkplek. Daarom delen we graag onze ervaring. 

  • Stagecoördinator Nina de Korte van de Haagse vertelt hoe ze de fundamenten voor een remote stage opzette
  • Meetings in the Sun founder Suzanne Koolen vertelt hoe je remote stagiairs aanstuurt
  • Meetings in the Sun founder Alex Malone vertelt hoe je omgaat met Vrijheid en Discipline
  • Stagiairs Twan, Varida en Jannyca delen hun ervaring
  • We beantwoorden vragen vanuit onderwijs, bedrijven en studenten

Wat is een remote stage en hoe verloopt het proces?

Een remote stage is een plaats-onafhankelijke stage die je volledig uitvoert vanuit bijvoorbeeld je huis, of het buitenland, of het café middenin het centrum van een stad. 


De stage wordt afgesproken tussen de onderwijsinstelling en een extern bedrijf. In principe verloopt het sollicitatieproces van het zoeken van een remote stage hetzelfde als een plaatsgebonden stage. Hier heeft het bedrijf wel de mogelijkheid om het hele proces virtueel te doen. Bijvoorbeeld door het sollicitatiegesprek via Skype of Zoom af te leggen. 

Verder zitten er dezelfde eisen aan verbonden als een plaatsgebonden stage. De school kan eventueel aanpassingen maken aan de eisen die aansluiten bij de opleiding om bepaalde doelstellingen te behalen. Dit kan zijn meer kennis van online tools zoals Microsoft Teams of meer leren van online schrijven. 


Een groot voordeel van een remote stage is dat het niet plaatsgebonden is. Zo is de zoekradius van studenten die een stage zoeken en bedrijven die op zoek zijn naar een remote stagiair groter want afstand speelt geen rol hierin. Dit vergroot de kansen voor zowel de student als het bedrijf. 


Het verloop van de stage is in principe hetzelfde als een plaatsgebonden stage. De opdrachten kunnen worden uitgelegd via de online communicatie middelen en de stagiairs kunnen werken uit een gedeelde schijf of database, zoals Google Drive. 

Wat zijn de voordelen van een remote stage?

Voorbereiding op het Toekomstige Werkveld.
Remote werken zal voor veel bedrijven en ondernemers de toekomst zijn. Daarom is het voor studenten onmisbaar om zich hierop voor te bereiden.
Ontwikkelen van Digitale Skills
De 21e eeuw is ondertussen het digitale tijdperk geworden. De digitale skills zoals online communicatie, planning en werken zijn dus erg belangrijk voor de toekomst in elke sector.
Leer omgaan met Vrijheid en Discipline
Remote werken klinkt natuurlijk ideaal, maar de vrijheid die erbij komt kijken heeft zijn voor- en nadelen. Het vergt veel discipline en zelfstandigheid om remote werken productief en succesvol te maken.

Wat zijn de ervaringen van onze stagiairs?

"Een remote stage biedt meerwaarde in verschillende opzichten. Sowieso scheelt het reistijd, wat dus betekent dat je niet in de file hoeft te staan of in een overvolle trein hoeft te zitten. 

Op gebied van ervaring, doet de student hierbij de nodige online skills op zoals online meetings/ congressen organiseren en plannen, werken in gedeelde drive documenten zoals google docs, Google spreadsheet etc.


Misschien wel het allerbelangrijkst; de student leert zelfstandig werken en ontwikkelt een gezonde dosis discipline. Klinkt in mijn oren als hét ‘perfecte pakket’ voor het toekomstige werkveld in de zogenaamde digitale tijdperk!"

~ Varida
"Een remote stage is een compleet nieuwe ervaring van stage lopen. Het geeft je vooral nieuwe inzichten in de mogelijkheden te communiceren en te werken zonder daadwerkelijk op een kantoor te zijn. Het leert je op een andere manier denken, meer out of the box, en ook meer dingen te durven. Door in je eigen omgeving te werken op momenten waarvan jij weet dat je het meest productief bent, zet je voor jezelf en anderen ook een beter resultaat neer."
~ Jannyca

"Tijdens het remote stage lopen heb ik al gauw gemerkt dat het belangrijk is dat je creatief bent in de manieren waarmee je met elkaar communiceert. Video bellen is hierbij denk ik een goede uitkomst, meerdere mensen kunnen in hetzelfde gesprek toegevoegd worden om vergaderingen te houden. 


De werksfeer die je normaal op kantoor zou hebben is nu natuurlijk een stuk minder, daardoor is het belangrijk om dit soort calls goed te communiceren en organiseren. Zelf vind ik de vrijheid van het remote stage lopen erg fijn, maar ik probeer het zoveel mogelijk te laten lijken op een normale werkdag. 


Dus eigenlijk doe ik alles wat ik normaal zou doen als ik zou gaan werken, maar nu ga ik dus naar mijn kantoor in de woonkamer! Ook probeer ik zoveel mogelijk vaste werktijden aan te houden die ik normaal op kantoor ook zou hebben." 

~ Twan

Nina de Korte -Stagecoördinator Haagse Hogeschool

Nina is freelance gastdocent aan de academie Business & Management en zette samen met Bart Kuijpers de Remote Stages op. 

Nadat ze door collega Bart Kuijpers was geïnformeerd over het grote aantal stagiairs dat hun (buitenlandse) stage halt moesten toeroepen, werd in een paar dagen het framework van een Remote Stage opgezet. Ze ging haar zakelijke netwerk af naar organisaties die voldeden aan de volgende eisen:


 1. De organisatie moest voldoende continuïteit kunnen bieden. De wervelwind van corona-restricties die door de reisbranche en de horeca, maakte organisaties in deze segmenten geen goede stageplek. "We wilden niet dat studenten voor een tweede keer hun stageplek zouden verliezen"


 2. Organisaties moesten niet te veel in de frontlinie opereren. We wilden dolgraag de studenten inzetten bij corona-initiatieven, maar de zorg, de gemeenten en het onderwijs waren te druk met crisishulp om een groepje stagiairs te kunnen begeleiden.

 

Één van de eerste bedrijven die in zee ging met het Remote Stageproject van de Haagse Hogeschool, is Meetings in the Sun. Dankzij deze commitment kunnen de studenten alsnog in de zomer afstuderen.

 

Nina begeleidt de stagiairs bij hun Remote stages. Wat opvalt, is dat een goed georganiseerde virtuele team-omgeving essentieel is. Alle studenten zitten op Microsoft Teams, in een eigen team met hun groep. Daarin houden ze een op agile/kanban geïnspireerde planning bij met taken die je op To Do - Doing en Done kunt verschuiven.
 "De studenten moeten fulltime aan hun stage werken. Er is no way dat wij gaan checken of ze 40 uur per week online zijn. Liever zie ik welke content ze opleveren, hoe assertief ze zijn in team-meetings en met welke toegevoegde waarde ze komen voor hun 'client'. Ik denk dat dit een essentieel punt gaat zijn in de Remote Revolutie: kiezen we als managers voor het beoordelen van hoeveel iemand 

(online) aanwezig is of waarderen we teamleden op wat ze opleveren?”

 

Dit houdt echter niet in: hoe vrijer, hoe beter. Juist in virtuele werkverbanden gedijen de studenten goed bij veel duidelijkheid en regelmatige check-ins. Als je een stagiair een onderzoeksopdracht geeft en een week later weer spreekt, lijkt het project meer op een schoolopdracht dan op een werkstage. We willen, ondanks de corona situatie, de studenten zoveel mogelijk laten 'meedraaien' in de organisatie. 

 

Nina: "Het is echt jammer dat studenten hun fysieke stage mislopen. Zes jaar geleden deed ik dezelfde opleiding en liep ik stage bij de Nuffic, een leuke organisatie in het centrum van Den Haag. 's Ochtends vroeg erheen fietsen, samenzijn met collega's. Ook daar zit een belangrijke vorm van werkervaring in. Toch is het uitstellen van de stage tot september een risicovol besluit. Wie weet of corona dan voorbij is? Bovendien zouden de studenten kostbare studievertraging oplopen. Deze Remote Stage is bedacht als redmiddel, maar inmiddels merken we dat het meer is dan dat. Wellicht dat we deze optie post-corona misschien wel erin gaan houden!

 

"Door gelijk vaste check-ins af te spreken, zorgen we voor continuïteit"

Suzanne, operationeel hoofd van Meetings in the Sun

Alex en Suzanne zijn de founders van MeetingsinTheSun, ze hebben door jaren ervaring in remote werken deze remote stages aangeboden en hun kennis gedeeld over de beste online tools.

Een goede organisatie tijdens het remote werken is essentieel. "De stagiaires hebben drie keer per week een individueel videogesprek met hun stagebegeleider. Ze geven aan waar ze mee bezig zijn, stellen vragen en wat ze nodig hebben om verder te kunnen. Bij die gesprekken houden wij als hun begeleiders dus een vinger aan de pols, moeten we bijsturen of niet?"

Stagiaires krijgen bij een normale stage vaak opdrachten voor een langere periode. Ze doen onderzoek en dat moet na drie maanden opgeleverd worden. “Dit werkt op afstand niet en de stagiaires krijgen daarom ook kortere deadlines. Ze buigen zich over afgebakende vragen, bijvoorbeeld het optimaliseren van blogs. Als ik iemand op maandag spreek, moet de opdracht op woensdag opgeleverd worden. En we werken in de cloud, dus we kunnen in elkaars documenten meekijken en feedback geven."


Daarnaast is het belangrijk om vertrouwen te geven aan je stagiaires, het is belangrijk dat ze leren werken met de vrijheid en discipline die komt kijken bij het remote stage lopen. "Als je een stagiair of een medewerker van negen tot vijf achter een bureau ziet zitten, geeft dat sommige managers een gevoel van vertrouwen. Die is hard aan het werk. Maar ze kunnen ook van YouTube naar Instagram surfen."

Het remote werken staat ook voor het niet werken tijdens de standaard 9-5 kantoor uren. Het maakt ons daarom ook niet uit op welke tijden de stagiaires werken. "Er is er een die vaak 's avonds om tien uur een opdracht inlevert. Als dat voor haar werkt, vind ik dat prima. En juist door die korte deadlines te stellen, heb ik controle. Ze moeten wel aan het werk gaan, anders komt het niet op tijd af. Het gaat ook om intrinsieke motivatie, heb je er zelf zin in."

Ben je nieuwsgierig naar meer informatie?