Hoe werd ik Virtual Assistent? + 3 handige Virtual Assistent tools

Ik ben je typische Digital Nomad niet. Je vindt mij niet maandelijks op verschillende continenten en je ziet mij niet ronddwalen op een Nomad Cruise. Je kan mij beter een Serial Immigrator noemen. Iemand die steeds voor langere tijd op één plek neerstrijkt. Rondreizen is mij met de paplepel ingegoten. Van jongs af aan namen mijn ouders mij al mee. Hierdoor wordt van land naar land verhuizen een makkie. Daarom zet ik dit ook voort met mijn eigen gezin.

Zelf kom ik uit Australië, mijn man uit Bali en we wonen nu in Nederland met ons dochtertje. Inmiddels wonen we hier vijf jaar. Dat is lang voor ons doen en de reiskriebels beginnen dan ook weer te komen. Eind dit jaar vertrekken we voor onbepaalde tijd met het hele gezin naar Bali.

In deze blog lees je informatie over hoe ik ben gestart als VA, persoonlijke tips en deel ik 3 tools met je. 

Wat is een Virtual Assistent?

Rondreizen is leuk, maar zonder inkomen is het niet oneindig vol te houden. Daarom wilde ik als moeder van een jong, internationaal gezin, een bedrijf creëren waarin ik de vrijheid had om te werken vanaf waar ik maar wilde. Zolang ik een wifi-verbinding en mijn laptop maar had. Een remote business avontuur begon.

Met een opleiding in Business Management en het runnen van kantoren sinds mijn twintigste, leek het mij een logische stap om Virtual Assistant te worden. VA’s ondersteunen ondernemers die taken willen uitbesteden, maar geen behoefte of financiële ruimte hebben om iemand in dienst te nemen. In de meeste gevallen hebben Virtual Assistant’s zelf geen fysiek kantoor of zijn ze zelfs Digital Nomad.

Hoe duidelijker de afspraken, hoe beter de samenwerking.

Wat doet een Virtual Assistent?

Virtual Assistent klinkt als een eenduidig beroep. Maar dat is het niet. Dankzij verschillende werk achtergronden hebben we allemaal onze eigen specialisaties. De ene VA gebruikt zijn of haar HR-ervaring om ondernemers in recruitment te ondersteunen. Terwijl de andere technisch is ingesteld en helpt met het bouwen van online omgevingen.

En ik? Ik help mijn klanten om binnen hun bedrijf schoon schip te maken. Mijn kracht is het omgooien van een chaotische kan-niks-op-mijn-laptop-vindenbedrijf, om het vervolgens op te bouwen naar een kalme, gestructureerde onderneming. Ik help online ondernemers hun bedrijf naar de next level te brengen door processen aan te brengen, workflows te automatiseren en to-do lijstjes af te vinken. En met het internet tijdperk betekent het ook dat ik mijn klanten vanuit alle hoeken van de wereld kan ondersteunen.

Wat raad ik alle toekomstige VA’s aan?

Vanaf het eerste contactmoment met een potentiële klant ben ik al bezig met verwachtingsmanagement. Dit om ervoor te zorgen dat mijn klanten weten wat ik wel en niet voor ze kan betekenen. De taken van een VA kunnen nogal wisselenen per klant en het is daarom goed om aan te geven waar je goed in bent, waar minder goed en wat je wil van elkaar. Hoe duidelijker de afspraken, hoe beter de samenwerking.

Ik heb expres nergens werktijden, een telefoonnummer of werklocatie vermeld, zodat ik de vrijheid kan houden in mijn werk. Vaak zal je mij horen zeggen, “Je kunt mij online bereiken en ik reageer binnen 48 uur.”

Drie handige VA-tools

Deadlines worden met de opdrachtgever afgesproken en met gebruik van Trello, een online projectmanagement tool, kun je samen de planning bewaken. Naast Trello, zijn er een paar andere tools die onmisbaar zijn als het gaat om virtueel samenwerken. G Suite, LastPass and Zoom. Dankzij deze drie tools kan ik dezelfde taken op afstand uitvoeren als dat ik op locatie zou kunnen doen (op koffie halen na).

G Suite

G Suite (onder andere Gmail, Google Drive and Google Agenda) is gemaakt voor virtual teams. Je kan gemakkelijk documenten delen en zelfs tegelijkertijd samen in één document werken.

Lastpass

Sinds het ingaan van de AVG-wetgeving is het een must om een passwordmanager te hebben. Ik maak gebruik van de Lastpass tool. Hierin kan je met één klik op de knop je versleutelde inloggegevens delen (en verwijderen) zonder dat zij je wachtwoorden kunnen inzien.

Zoom

En als je elkaar toch een keer wilt zien, dan is er altijd Zoom. Dat is een soort van Skype, maar dan beter. Er zijn nooit technische issues en je kan makkelijk met meerdere mensen tegelijk chatten, je scherm delen en gesprekken opnemen.

Wat moet je doen om Virtual Assistent te worden?

Klinkt dit too good to be true en wil jij ook VA worden? Als je een achtergrond hebt als (personal) assistant, officemanager of iets in die trant, dan heb je vast de juiste ervaring in huis. Zoals ik al zei – er is niet één soort VA. Je moet natuurlijk wel houden van aanpakken en snel verschillende programma’s onder de knie krijgen.

Je kan ervoor kiezen om een opleiding te volgen (ik heb B. Business van Thamara Zijlstra gedaan) maar het is niet noodzakelijk. Het belangrijkste is namelijk dat je een knop omzet in je mindset van loondienster naar ondernemer. De taken zijn misschien hetzelfde maar ze belanden niet zomaar op je bureau. Een opleiding helpt daar heel goed bij. Het basis verstand van marketing en sales is een pré voor iedere ondernemer wil je succes boeken.

 

Wil jij Virtual Assistent worden? Plaats je comment below!

 

Wil je meer weten over project tools die je kunt gebruiken? Wij hebben er 3 getest en je vindt ze hier.

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*